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学生档案管理工作流程

新生入学档案管理流程

 

1.新生将自带的档案材料于报到当天交到各院系报到处,由各院系负责收集。为了确保档案归档的准确性,新生移交档案前将自己的姓名和入取通知书上的学号清楚写在档案封面醒目的位置。

 

2.学生工作部(处)会统一发放新的档案袋给各院系,各院系新生辅导员负责组织学生按照学生工作部(处)的要求将所收到的学生档案及其他归档范围规定的材料装入新的档案袋,并作好记录。

 

3.邮寄到学校的新生档案由学生工作部(处)收到后直接归档,不返还给各院系。

 

4.各院系于九月底之前将整理好的新生档案移交到档案室后,负责档案的老师需逐一核查每一份档案,检查档案归档的准确性和完整性,并做好记录,核查完需将统计情况发放给各院系新生辅导员,辅导员通知学生档案缺少的内容,让学生尽快将档案材料补齐上交至学生处档案室(南办公楼216),确保学生档案的完整,以免影响学生毕业后的就业工作。

 

毕业生档案管理流程

 

1.六月底之前各院系要按照毕业生归档范围的要求将所有的材料准备完,并严格按照学号的顺序排好,认真做好记录。

 

2.七月中旬之前学生工作部(处)会安排各院系将所有材料归档,并认真做好记录。

 

3.七月中旬学生工作部(处)会按照就业创业指导中心提供的档案转寄地址以EMS的形式进行邮寄。

 

4.办理暂缓派遣的同学,需自己凭报到证和身份证办理提档手续,如需带领还需提交委托书、委托人及被委托人的身份证复印件。

 

5.毕业生如果需要办理档案改派手续,档案邮寄之前可以到学生处档案室进行登记暂不邮寄档案。档案已邮寄需本人到档案转寄单位将档案提取送回学生处档案室。

 

6.毕业生录取单位如需提前调档,签订就业单位的毕业生可凭就业创业指导中心下发的报到证提前到学生处档案室提取学生档案,考研考博的毕业生可凭学校下发的调档函提前办理提档手续。

 

7.暑假会规定档案办理时间,原则上与就业指导中心办理报到证时间一致,放假前就业创业指导中心会将假期办理时间的通知发布到网站,假期可能要办理档案的毕业生要及时查看假期办理时间,逾期不予办理。

 

8.毕业生档案邮寄快递单号会上传到网站,请毕业生与两个月内到档案转寄单位查询档案是否寄到,如未寄到可到学生工作部(处)或电话(010-62989540)进行查询。

 

学生档案日常管理流程

 

1.学生在校期间形成的其他材料移交到学生处档案室后统一存放,整理毕业生档案室时统一归档。

 

2.在校学生如需复印学生档案材料,必须持有辅导员签字、院系盖章的申请书,经学生工作部(处)批准后方可复印。

 

3.用人单位因工作需要查阅学生档案需持有单位介绍信,到学生处档案室进行查阅。

 

4.往届毕业生如需补办学生档案,需提供补办申请、毕业证、学位证。